Wer kennt das nicht, ein Unternehmen mit mehr als 5 Angestellten  und vielen, vielen Dokumenten, Grafiken und Files, kommt sich auf einem geteilten Share doch mal schnell in die Quere. Genau dafür gibt es Dokumentenverwaltungssysteme! Das wohl bekannteste unter ihnen ist Microsoft Sharepoint, dicht gefolgt von Alfresco. Ein Document Management System (DMS) bietet Schutz vor versehentlichen Überschreiben des gleichen Dokumentes, da die Bearbeiter es vor der Bearbeitung aus-checken müssen. Das bedeutet, möchte eine andere Person das Dokument bearbeiten, wird eine entsprechende Meldung angezeigt, dass dieses Dokument gerade von Person X bearbeitet wird.
Ein weiterer großer Vorteil von einem DMS ist die Möglichkeit Dokumente zu versionieren. Das bedeutet, das Unternehmen aktualisiert seine AGB und legt Sie wieder mit dem gleichen Dateinamen auf dem DMS ab. Mittels verschiedener Felder kann man eine Versionsnummer sowie eine Notiz zu den geänderten Passagen ablegen.
Mein aktuelles Projekt umfasst die Evaluierung eines geeigneten DMS. Dazu habe ich mir verschiedene Lösungen angesehen. In der Lostrommel waren also Microsoft Sharepoint 2010, Alfresco Community und Agorumcore Pro (jeweils die aktuellste Stable).
Microsoft Sharepoint 2010
Der Grundstein der DMS hat bis heute seinen Zug nicht verpasst, Microsoft Sharepoint lässt sich innerhalb weniger Stunden Installieren und Einrichten. Ich habe dazu eine Server 2008 VM als Basis verwendet. Die Testversion lässt sich einfach per Installer auf den Server installieren. Möchte man sein Sharepoint an das Active Directory anbinden, muss man lediglich den Server in die Domäne aufnehmen. Sicherlich lässt sich mit Sharepoint sehr viel realisieren, jedoch ist es so an Funktionen und Einstellmöglichkeiten überladen, dass man schnell den Überblick verliert.
Agorum Core Pro
Agorum ist ein Nachzügler von Microsoft Sharepoint. Die Installation braucht sehr viel Vorbereitung, bis sie fehlerfrei durchläuft. In der fertig installieren Anwendung findet man sich auch wie bei Sharepoint nur mäßig zurecht. Die Anbindung an das Active Directory bedarf einem Modul, welches ich zwar installiert habe, aber nicht in der Anwendung auffinden kann. Zusätzlich ist auf dem AD-Server die Installation eines AgorumADSHelpers notwendig.
Alfresco Community
Das Tool, welches mich wirklich von Anfang an begeistert hat ist Alfresco. Es lässt sich sehr einfach installieren und startet ohne Probleme. WICHTIG: Hostname in /etc/hosts muss gesetzt sein, sonst startet die Anwendung nicht! Alfresco ist schick, übersichtlich, schnell und einfach zu bedienen. Um Alfresco zu Installieren sucht man sich auf der Homepage die geeignete Lösung raus, installiert diese und kann beginnen.
Die Anbindung von Alfresco Community an Active Directory Server ist sehr einfach möglich, auch hier zum Nachlesen.
Nach einem Neustart des Alfresco Servers ist die Anmeldung direkt über die freigeschalteten Kanäle möglich.

Georg Mimietz
Georg Mimietz
Lead Senior Systems Engineer

Georg kam im April 2009 zu NETWAYS, um seine Ausbildung als Fachinformatiker für Systemintegration zu machen. Nach einigen Jahren im Bereich Managed Services ist er in den Vertrieb gewechselt und kümmerte sich dort überwiegend um die Bereiche Shop und Managed Services. Seit 2015 ist er als Teamlead für den Support verantwortlich und kümmert sich um Kundenanfragen und die Ressourcenplanung. Darüber hinaus erledigt er in Nacht-und-Nebel-Aktionen Dinge, für die andere zwei Wochen brauchen.