Order Tracking

Die Situation

Sie betreiben einen kleinen, aber erfolgreichen Internetshop und verkaufen einen großen Teil Ihrer Produkte online. Da Sie selbst keine kostspielige und anfällige eBusiness Installation betreiben wollen, haben Sie diesen Shop bei einem Provider gemietet oder gehostet. Eingehende Bestellungen Ihrer Kunden werden vom Shoppingsystem via eMail an Sie übermittelt.

Das Problem

Da Ihr Internetshop sehr erfolgreich ist, erhalten Sie täglich eine hohe Anzahl an eMails, zusammen mit Rückfragen Ihrer Kunden, Antworten auf Rückfragen, Beschwerden wegen Lieferverzögerungen und Dankesmails. Alle diese Mails landen in einem Postfach und es ist Ihre Aufgabe alles manuell zu sortieren, die richtigen Bezüge zu finden und keine Termine zu vergessen.

Gerne würden Sie auch automatische eMails generieren, wenn eine Bestellung einen neuen Status erreicht:

 

  • Bestätigung des Bestelleingangs und Dank für den Einkauf
  • Benachrichtigung über einen voraussichtlichen Liefertermin
  • Benachrichtigung über Teillieferungen und voraussichtlicher Termin der Nachlieferung
  • Benachrichtigung über den Versand der Waren oder die Übergabe an den Spediteur
  • Nachfassen, ob der Kunde mit seiner Lieferung zufrieden war

Die Folgen

Da sie all diese Mails aber manuell verschicken müssen und dabei die richtigen Daten in die eMail kopieren, Anrede oder Adresse einfügen und Termine mit einem Kalender verwalten, gestaltet sich das als sehr aufwendig und zeitraubend. Außerdem passieren Fehler und Sie schicken möglicherweise wichtige Mails an den falschen Kunden

Die Lösung

Durch den Einsatz von RequestTracker können Sie alle diese Mails und Zusatzaufgaben automatisieren, so Zeit und Geld sparen und gleichzeitig Ihren Kunden einen besseren Service anbieten:

Nach Eingang einer Bestellung generiert RT eine Tracking Nummer und bestätigt dem Kunden den Eingang der Bestellung. Die Tracking ID wir dabei in die ausgehenden Mails einkodiert, so dass das System bei Antworten des Kunden erkennen kann, auf welche Bestellung sich diese Antwort bezieht. Da das System zwischen alle Kommunikationsvorgänge geschaltet wird, werden so alle eMails zu dieser einen Bestellung - auch Rückfragen und Antworten - dem korrekten Vorgang zugeordnet.

Beim setzen verschiedener Status, wie offen, zurückgestellt oder erledigt, werden vom System automatisch eMails versendet, die den Kunden informieren.

Bei Fälligkeit eines Termins werden Sie wieder an die noch ausstehenden Bestellungen erinnert.