Lösungen für Marketingabteilungen und Agenturen

Die Situation

Ihre Werbe- oder Marketingabteilung wickelt für Ihre Kunden Projekte in den Bereichen Print, New Media, Events oder Consulting ab. Da immer mehrere Personen in einem Team für einen oder sogar mehrere Kunden arbeiten, sollten alle auf dem neusten Informationsstand sein. Gleichzeitig will der Kunde ständig über den aktuellen Projektstand informiert werden und muss viele Maßnahmen vor der endgültigen Produktion freigeben.

Das Problem

Jede kleine Änderung wird per eMail an den Kunden geschickt und wahlweise auch als CC an alle möglicherweise betroffenen Teammitglieder. Diese eMails und im Besonderen die Antworten und Anweisungen des Kunden müssen Sie für mögliche Auseinandersetzungen archivieren und aufbewahren. Dadurch schwellen die eMail Verteiler an und die Postfächer der Mitarbeiter füllen sich mit redundanten Informationen. Trotzdem ist nicht 100%ig sichergestellt, dass alle immer auf dem gleichen Informationsstand sind. Möglicherweise beklagt sich der Kunde über lange Antwortzeiten auf eMails und unklare Ansprechpartner.

Die Lösung

Die gesamte interne und externe Kommunikation wird mit dem RequestTracker (RT) abgewickelt. Dadurch werden alle eMails, Anmerkungen, Deadlines und Abhängigkeiten an einer zentralen Stelle archiviert und stehen dort zur Einsicht zur Verfügung. Zusätzlich verwaltet RT die anstehenden Aufgaben und Tasks innerhalb eines Projekts. Die Projektleiter können die Aufgaben Ihren Mitarbeitern zuweisen und sich über den Fortgang der Erledigung informieren. Über das Webinterface können die Kunden auf Ihre Projekte zugreifen, Freigaben erteilen oder sich ebenfalls über den aktuellen Projektstand informieren. Da alle Aufgaben eine eindeutige ID erhalten erleichtert RT auch die Kommunikation per Fax oder Telefon, da immer ein Bezug durch die Ticket ID hergestellt werden kann.

Weitere Vorteile

  • Entgegennahme neuer Aufgaben und Anforderungen von Kunden oder Teammitgliedern.
  • Dokumentation aller Bearbeitungsschritte, des zeitlichen Verlaufs und der vereinbarten Inhalte
  • Erfassung der Bearbeitungszeiten für jede einzelne Aufgabe zur späteren Abrechnung
  • Verwaltung von Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten zu anderen Tasks
  • Vergabe von Prioritäten, Anfangsdatum, Deadlines und maximalen Bearbeitungszeiten
  • Erinnerung und Eskalationsfunktionen.