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Bundesverwaltungsamt | Success Story

Über
Bundesverwaltungsamt

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) – eine obere Bundesbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern mit Sitz in Köln – ist der zentrale Dienstleister des Bundes. Es nimmt mit seinen rund 6.000 Mitarbeiter mehr als 150 verschiedene Aufgaben für die Bundesministerien und deren Geschäftsbereiche wahr. Zum zentralen Aufgabenbereich des BVAs gehören unter anderem die Förderung von Sport und Kultur, politischer Stiftungen und der Kinder- und Jugendhilfe. Weitere Schwerpunkte bilden die Zuständigkeit für das Auslandsschulwesen, die Ausbildung, die Bearbeitung von BAföG Darlehen, die Aussiedleraufnahme sowie Staatsangehörigkeitsangelegenheiten.

01.
Herausforderungen

Durch die Übernahme zentraler behördlicher Querschnittsaufgaben fördert das BVA die Konzentration der Bundesbehörden auf ihre Kernaufgaben und leistet gleichzeitig einen Beitrag zu mehr Qualität und Wirtschaftlichkeit in der öffentlichen Verwaltung. Mit seinen Beratungs- und Coachingleistungen für andere Behörden und Institutionen auf den Gebieten strategische Steuerung, Organisation, Personal und Informationstechnik kommt dem Bundesverwaltungsamt eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung der Verwaltung zu. In diesen Bereichen werden eigene IT Produkte, wie z. B. das Dokumentenmanagement- und Workflow-System FAVORIT®, das Wissensmanagementsystem und Mitarbeiterportal OfficeNet (ON), den Government Site Builder und das elektronische Personal-, Organisations- und Stellenverwaltungssystem EPOS zur Verfügung gestellt.

An das zu implementierende Überwachungssystem der BVA wurden daher seitens der BIT hohe Anforderungen gestellt. Gefordert waren sowohl ein einheitliches, plattformunabhängiges Monitoring wie auch die Möglichkeit der schnellen und standardisierten Einbindung neuer Verfahren. Insbesondere war die Anbindung zusätzlicher IT Management Tools notwendig, wie des HP OpenView Service Desks, des HP Network Node Managers, UC4 und des EMC SAN Managements.

Insbesondere im Rahmen der Umsetzung der technischen Anforderungen sollten auch die – teils individuellen – Wünsche der Systemadministratoren und – für den Bereich des Reportings – natürlich auch die der Mitarbeiter der Fachbereiche und Kunden berücksichtigt werden, um eine größtmögliche Nutzungsakzeptanz und Ergebniszufriedenheit bei diesen Gruppen zu erreichen. Dies wurde, unter anderem durch das im weiteren Verlauf des Projektes entwickelte Monitoring Informationsportal ( MIP ) – das darüber hinaus einen umfassenden Einblick in die aktuelle Architektur sowie den Status der gesamten IT-Infrastruktur, nicht nur für den bereits genannten Personenkreis, sondern auch für das Management des Hauses – ermöglicht.

02.
Lösungen

Im Rahmen der Neugestaltung ihres IT Service Managements hat die Bundesstelle für Informationstechnik – in Zusammenarbeit mit NETWAYS – zunächst das hausweite System Monitoring auf eine Open Source Lösung umgestellt und in einem zweiten Schritt ein webbasiertes Monitoring Informationsportal entwickelt, welches die Bedienung von der Monitoring Software erweitert und vereinfacht. Hierdurch ist es nun einer Vielzahl von Nutzern möglich, bedarfsgerecht zugeschnittene Informationen webbasiert abzurufen. Gefordert waren sowohl ein einheitliches, plattformunabhängiges Monitoring, als auch die Möglichkeit der schnellen und standardisierten Einbindung neuer Verfahren. Insbesondere war die Anbindung zusätzlicher IT Management Tools notwendig.

Für Erste wurde von NETWAYS die Grundinstallation des Monitoring Software Servers vorgenommen. Gemäß dem teamorientierten Aufbau des IT-Betriebes wurden dazu Windows, Solaris und Linux nicht plattformbezogen, sondern nach und nach in das Monitoring eingebunden. Auch die Überwachung speziell auf das BVA zugeschnittener Applikationen wurde in das neue System überführt. Danach wurde das Alarmierungssystem installiert, das die Teams im Fehlerfall mittels Telefonanrufes, SMS oder E-Mail benachrichtigt.

03.
Erfolg

Monitoring Software Implementierung beim Bundesverwaltungsamt alle eingesetzten Open Source Komponenten, einschließlich der von der BIT in Zusammenarbeit mit NETWAYS entwickelten Erweiterungen, stehen unter der General Public License. Auch anderen Nutzern wurde die Möglichkeit gegeben, diese kostenfrei einzusetzen und weiterzuentwickeln. Die MIP wird stetig um weitere Informationsmöglichkeiten ergänzt, sodass inzwischen – neben einer Inventarisierungslösung und einem System Management Tool – auch ein umfassendes Berichtswesen integriert ist. Je nach Bedarf und in enger Abstimmung mit den Anwendern, werden zusätzliche Erweiterungen folgen.

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