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Heute möchte ich unsere Blogserie “Just fit – Just awesome” fortführen und mich dem Thema “E-Mails und Bereitschaft nach der Arbeitszeit” widmen.
E-Mails sind heutzutage ein “notwendiges Übel” und stellen bei durchschnittlichen Büroarbeitern den häufigsten Grund für Unterbrechungen dar. Im Schnitt werden wir während der Arbeitszeit alle 11 Minuten unterbrochen. Eine 2005 vom King’s College in London dazu durchgeführte Studie bestand aus 3 Gruppen:
- Gruppe A: Probanden, die nicht unterbrochen wurden
- Gruppe B: Probanden, die unterbrochen wurden
- Gruppe C: Probanden, die Marihuana geraucht hatten
Das Ergebnis der Studie macht es relativ deutlich: Die Personen der Gruppe B, die während der Tätigkeiten unterbrochen wurden, benötigten ca. 50 % länger für ihre Aufgaben als die Personen der Gruppe A. Das ließe sich vielleicht noch durch Mehrarbeit auffangen. Was noch viel schwerer wiegt, ist allerdings auch die um ca. 50 % erhöhte Fehlerquote im Gegensatz zur Vergleichsgruppe A. Selbst Gruppe C unter Einfluss von Marihuana, schnitt besser ab als Gruppe B, aber auch deutlich schlechter als Gruppe A.
Als Erkenntnis daraus sollte man sich also Gedanken machen, um die Unterbrechungen möglichst zu minimieren. Beim Thema E-Mail gibt es da verschiedene Ansätze: Beispielsweise lässt sich die automatische Benachrichtigung des Mailpostfachs für neu eintreffende Nachrichten abschalten, um Ablenkungen zu vermeiden. Für Microsoft Outlook findet sich hier eine Anleitung. Je nach Aufgabengebiet macht es dann natürlich trotzdem Sinn, zu gewissen Zeiten einen Blick ins Postfach zu werfen, um die angefallenen Nachrichten gezielt abzuarbeiten. Dafür sollten allerdings fixe Zeiten eingeplant werden. In der Praxis kommt es sehr häufig vor, dass auch diese fest eingeplanten Zeiten nicht eingehalten werden und vielleicht aufgrund von vermeintlich zu niedriger Priorität gegenüber anderen Aufgaben verschoben werden. Abhilfe schafft hier, diese Zeiten wie Meetings mit anderen Personen zu behandeln und vielleicht auch strikt in den Kalender einzutragen. Kommen trotzdem Unterbrechungen zustande, ist es sehr effektiv, wenn man sich angewöhnt, in dem Moment Notizen zu machen, um schnell den Wiedereinstig zu finden.
Quelle: https://stockata.de/
Ein weiterer Ansatz ist, die erhaltenen E-Mails grundsätzlich in Frage zu stellen: Viele E-Mails sind nur informativer Natur und ziehen keinen Handlungsschritt nach sich. So kann man sich beispielsweise von einigen Mailverteilern austragen (lassen) und teilweise gegen alternative Methoden wie Übersichtsseiten à la GitHub), RSS-Feader (z.B. für den NETWAYS Blog) und eigene Suchen im Ticketsystem ersetzen. Auch hier sollte man sich den Interessensgebieten dann zu festen Zeiten widmen und die angefallenen Meldungen sichten. Somit lässt sich auch die “Mailflut” nach dem zweiwöchigen Sommerurlaub eindämmen und die Urlaubsstimmung hält vielleicht doch noch ein oder zwei Tage länger an ;-).
In der Regel ist es sowieso meistens so, dass wirklich wichtige Nachrichten auch ohne permanenten Zugriff auf das Mailpostfach ankommen. Zugegeben verschafft der zeitliche Informationsvorsprung manchmal schon Vorteile, verglichen mit den Massen an Mails, die dazu sofort gelesen werden müssen, heben sich diese aber auch schnell wieder auf.
Gerade im IT-Bereich fühlen sich viele auch in der Freizeit verpflichtet, ständig und überall erreichbar zu sein. Neben dem Zugriff auf E-Mails ist das v.a. auch die telefonische Erreichbarkeit. Können wirklich Störungen oder Kundenanfragen auftreten, die sofort behandelt werden müssen, sollte es dafür einen offiziell geregelten (und bezahlten) Bereitschaftsdienst mit wechselnder Belegschaft geben. Wenn sich das Ganze mal “eingeschlichen” hat, ist die Hemmschwelle, dem Kollegen auf dem Privathandy anzurufen, sonst deutlich geringer. Aus meiner Zeit als Systemadministrator weiß ich nur zu gut, dass man sich für sein “Baby” irgendwo auch verantwortlich fühlt und schon alleine aus Gründen der Arbeitsplatzerhaltung manchmal doch außerhalb der Reihe eingreifen muss, das sollte jedoch die große Ausnahme bleiben.
Ein etwas schwammiges Thema ist noch die Arbeit im “HomeOffice”. Hier hilft v.a. eins: Selbstdisziplin! So ist es sehr hilfreich, die normalen Gewohnheiten beizubehalten und sich beispielsweise in “Berufskleidung” zu festen Zeiten an den Schreibtisch zu begeben. Umso besser, wenn dieser in einem eigens dafür vorgesehen Raum steht und so die Trennung zwischen privat und beruflich genutztem Bereich leichter fällt. Auch private Tätigkeiten wie Einkaufen, Abholen von Paketen oder die tägliche Wäsche sollte auf die Pausen- bzw. Feierabendzeiten verlegt werden. Somit gibt es eine klare Trennung zwischen Arbeits- und Freizeit.
Als Fazit lässt sich also sagen, dass weniger manchmal mehr ist bzw. besser formuliert: Umso geordneter die Abläufe sind, desto besser! Damit lassen sich viele Reibungsverluste vermeiden und insgesamt auch effizienter, fehlerfreier und stressfreier arbeiten. Ich wünsche dabei auf jeden Fall viel Erfolg bei der Umsetzung!
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