PRETALX
Ich habe vor kurzem in unserer Abteilung ein Projekt bekommen. Es ging um die Pretalx Installation und Verwaltung, aber was steht eigentlich hinter diesem Programm. Pretalx ist ein Open Source Programm für Konferenzen, Events, Organisation von Speakern und Zeit Planung(en).
Der Gedanke dahinter war die Erleichterung für unsere Event Abteilung bei der Planung von Konferenzen. Zudem ist es besser für die Kommunikation zwischen Abteilungen bei Konferenzen so hat man ein Programm für alle Abteilungen, welches von allen eingesehen werden kann, wo aktuellen Events, Änderungen und Neuigkeiten auf einer Seite für alle Abteilungen verfügbar ist.. Ich habe die Installation vorgenommen und möchte hier teilen, was ich bei der Installation des Programms herausgefunden habe. Nachdem man das Programm installiert hat und ein Event angelegt hat, unter /Pretalx/Dashboard sieht man die Verwaltungsoptionen.
Einstellungen
Allgemein: Unter Einstellungen sieht man zuerst die Allgemeinen Einstellungen wo man z. B. Event, Namen, Datum sowie die Zeit, Sprache, die Mails des Admins, Logo und Farbe für das Event einstellen kann.
Team: Hier kann man mehrere Teams je nach Bedarf anlegen, außerdem kann man jedem Team Rechte für die Bearbeitung von Events geben. Ein Team kann für mehrere oder nur ein Event zuständig sein.
Call for Papers (CfP)
Inhalt: Hier kann man den Inhalt für das Event oder die Konferenz angegeben um was es genau geht, was vorgestellt bzw. worüber Informiert wird. Dieser Inhalt kann in der Veröffentlichung angezeigt werden. Außerdem kann man auswählen welche Informationen beim anlegen eines Prozesses abgefragt werden sollen z.B Bild, Beschreibung oder Tracks.
CfP Editor: Dieser Editor erlaubt es die Überschrift und den Text aller einzelnen CfPschritte zu speichern, man kann auch einen eigenen Hilfstext für einzelne Eingabefelder angeben.
Fragen: Bei Fragen kann man je nach dem Event, Umfragen erstellen die von den Vortragenden gestellt werden, wie zum Beispiel ob jemand Fleisch isst oder nicht, Fragen können pro Einreichungen oder pro Vortragendem gestellt werden.
Tracks: Mit Hilfe der Tracks kann man die Vorträge in Kategorien unterteilen, man kann für jeden Track eine eigene Farbe auswählen, so können die Teilnehmer sich besser zurechtfinden. Es gibt die Einstellungsmöglichkeit für den Vortragenden den Track abzugeben.
Einreichungsarten: Jede Konferenz kann unterschiedlich lange Talks haben. Hier kann man verschiedene Talks anlegen z.B ein Willkommens Talk welcher 45 Minuten dauert oder einen Talk welcher eine Stunde oder länger dauert.
Einreichungen
Einreichungen: Zunächst unter Einreichung geht darum einen Talk anzulegen, hier wird der Vortrag und Vortragende mit seiner/ihrer Email angegeben, außerdem kann man Beschreibungen, Dauer und die Sprache des Talks eingeben. Der Status von jeder Einreichung kann ausgewählt werden.
Statistiken: Wenn man alle Einreichungen angelegt hat, gibt es die Möglichkeit eine Statistische Übersicht zu schaffen. Alle Vorträge werden mit einem Kreisdiagramm nach Tracks, Art und Status gezeigt.
Vortragende
Vortragende: Hier sieht man die Vortragenden und kurze und Information über sie. Die Vortragenden sehen hier ob die Vorträge angenommen worden sind, sie können ihr Passwort ändern und in einer Tabelle die Verfügbarkeit angeben, an welchem Tag und in welchem Zeitraum.
Informationen für die Vortragenden: Falls es wichtige Informationen oder Nachrichten für die Vortragenden gibt (z.B sie sollen HDMI Kabel mitbringen) gibt man das hier an. Diese Information wird oberhalb der Einreichungen angezeigt.
Programm
Räume: Natürlich wird jeder Talk in einem anderen Raum gehalten. Das liegt daran, dass die Events an einer oder mehrerer Locations veranstaltet werden können. Man kann hier die Räume Anlegen und unter dem Editor jeden Vortrag zu einem Raum zuweisen.
Editor: Unter dem Editor werden die angelegten Einreichungen in dem geplanten Raum, Uhrzeit, Pause Zeiten oder die Zeit wo jeder Raum frei oder Besitzt ist eingeben. So schafft man es einen Überblick über Vorträge, Räume und über die Einreichungen zu schaffen.
Export: Wenn man die Informationen bzw. die Planungsdatei exportieren möchte gibt es unter Export die Möglichkeit das Dateiformat auswählen und sie zu exportieren.
E-Mails: Unter E-Mail hat man die Standardmäßig die Erhaltenen und Geschickten Mails und man kann natürlich E-Mails schicken, dafür gibt auch Vorlagen welche man häufig brauchen kann, aber ein Teil der E-Mails, die geschickt werden sollen, werden während des Planungsprozesses Automatisch angelegt und müssen nur noch abgeschickt werden.
Damit habe ich die wichtigsten Dashboard Optionen in Pretalx vorgestellt, und würde das Programm für Event Veranstaltern Empfehlen.
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